Kit de Emergência Teletrabalho
Kit de trabalho remoto de emergência online ou Teletrabalho
O Coronavírus foi declarado uma pandemia, espalhando-se já por mais de 100 países e afetando mais de 100.000 pessoas.
A consequência imediata levou ao recurso pelas empresas de profissionais em regime de trabalho remoto ou teletrabalho em larga escala. A maioria não tem experiência e está a adaptar-se a essa situação rapidamente.
Prepare-se para aceitar trabalhos à distância
O trabalho à distância não é inerentemente fácil. Requer prática e disciplina no seu domínio. Grandes empresas remotas como GitLab, InVision, Basecamp etc. prosperam num ambiente online, com anos de processos concretos.
Para facilitar a sua transição para o teletrabalho ou trabalho à distância, veja as dicas e sugestões rápidas. Dominar o teletrabalho pode levar tempo, mas partilhamos alguns princípios básicos que são rápidos de implementar.
Depois de se familiarizar com o básico, também preparamos um guia abrangente para o definir a longo prazo.
Para profissionais
Verifique se tem todos os recursos necessários para trabalhar remotamente, nomeadamente:
- Acesso remoto a todos os serviços, ativos e recursos da empresa.
- Acesso a ferramentas / aplicações relevantes, incluindo aquelas que a sua equipa usa especificamente para uma configuração à distância.
- Acesso a uma ligação de internet rápida e estável, auscultadores para o ouvido com microfone e uma câmera de vídeo que funcione com o seu computador.
Só porque está em casa, não significa que não precise de um ambiente de trabalho formal. Crie um ambiente produtivo seguindo estas etapas:
- Ter um espaço de trabalho dedicado em casa (pode ser uma mesa e uma cadeira simples). Uma configuração semelhante a um escritório, já que quando se trabalha remotamente é altamente subestimado o espaço de trabalho e é essencial foco. Evite trabalhar do seu sofá ou cama.
- Prepare-se como se fosse ao escritório. Trate o trabalho em casa como o seu dia de trabalho habitual.
- Comunique antecipadamente os seus horários de trabalho à equipa. É bom ter blocos de horas de trabalho e intervalos para a sua equipa alinhar, mas todos devem saber disso com antecedência.
Adquira o hábito de escrever e isso inclui:
- Notas das reuniões e partilhar com a equipa / participantes da reunião.
- Pontos importantes de uma conversa online em equipa ou de um live-chat com um ou mais colegas.
Quando trabalhar em casa, terá um grande número de distrações. Tente evitá-los durante o horário de trabalho. Ter um espaço dedicado em casa contribui bastante para isso.
Uma das maiores vantagens de trabalhar remotamente ou à distância é a flexibilidade de fazer pausas durante o dia. Seja disciplinado a fazer pausas e espace-as uniformemente durante o dia de trabalho. Isso vai garantir que não fica exausto quando terminar o dia.
Para empresas
Garanta que os seus funcionários têm acesso a todos os serviços, ativos e recursos relevantes remotamente.
- Planeie uma estratégia sobre o acesso criterioso os recursos de rede. Documente e comunique. O congestionamento da rede é um problema real que as empresas enfrentaram quando há um grande nº de acessos à rede/servidor.
- Faça check-ups ou pontos de situação com regularidade. Aconselhamos, pelo menos um a cada dois dias (no início), para planear e alinhar o trabalho a ser realizado.
- Para reuniões, o padrão é vídeo. Pode perder muitas pistas da linguagem não verbal, em chamadas apenas de áudio.
- Peça a todos que comuniquem os seus horários de trabalho com antecedência e estejam online na ferramenta de mensagens da equipe da empresa (por exemplo, Whatsapp, Slack, entre outros) sempre que estiverem a trabalhar
Documentar informações críticas e torná-las facilmente acessíveis é essencial para evitar falhas de comunicação.
- Live-Chat, chamadas ou reuniões que justifiquem uma ação ou seja uma informação de referência importante precisa de ser documentada de forma consistente. Pode usar os documentos do Google Drive ou em qualquer outro software de colaboração de documentos.
- Verifique se todas as atualizações importantes são comunicadas pela empresa por e-mail ou em meios digitais colaborativos.
Garanta que seus funcionários têm os recursos necessários para trabalhar com eficiência num ambiente remoto. Isso significa ter uma ligação à Internet estável e rápida, um espaço de trabalho dedicado em casa e acesso a aplicativos / ferramentas.
- Delegar a responsabilidade dos recursos de cada indivíduo – verificar com a respectiva hierarequipa.
- Clareza sobre os próximos passos e partilhamenta de recursos / informações úteis
- Incentive os funcionários a conhecer as melhores práticas lendo recursos online relevantes.
Em todos os momentos, as suas próximas etapas / ações em relação às políticas de teletrabalho da empresa devem ser comunicadas regularmente e efetivamente em toda a empresa.
Ferramentas corporativas gratuitas para teletrabalho
Com o surto de coronavírus várias foram as empresas que disponibilizaram os seus serviços, antes pagos, agora de forma gratuita.
Google Hangouts (Enterprise)
Recursos avançados de videoconferência para utilizadores do G-suite e G-suite for Education:
- Reuniões com 250 participantes
- Transmissão ao vivo para 100.000 espectadores
- Grave reuniões e salve automaticamente no Google drive
Grátis até : 1 de julho de 2020
Link : Clique aqui
Microsoft e Office 365 E1
O Office 365 E1 inclui:
- Capacidade avançada de colaboração, reuniões e fluxo de trabalho
- Aplicações de escritório e serviços comerciais baseados na Web
- E-mail, armazenamento de arquivos, partilha de ficheiros, mensagens
Grátis até : 180 dias
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Zoho
Conjunto de ferramentas remotas, incluindo:
- Tabela “excel” – colaboração em tabela em tempo real
- Writer – Colaboração de documentos em tempo real
- WorkDrive – Armazenamento e partilha de documentos
- Lens and Assist – Suporte remoto
- ShowTime – Engajament e formação
- Projetos – Gestão de projetos
- Sprints – Especificamente para Agile
- Reuniões – Videoconferência
- Show – Apresentações online
- Cliq – Mensagens / live-chat
Grátis até : 1 de julho de 2020
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Cisco WebEx
A Cisco expandiu a sua infraestrutura e oferece os seguintes recursos adicionais gratuitos:
- Sem restrições de tempo / uso ilimitado (acima de um limite de 40 minutos)
- Reuniões com 100 participantes
- Recurso de discagem gratuita
Grátis até : 90 dias
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LogMeIn
O LogMeIn viu o uso de seus produtos de colaboração dublicar na Ásia e, em resposta, surgiu a criação de um kit de teletrabalho com os seguintes produtos:
- GoToMeeting – Videoconferência e colaboração
- GoToWebinar – Apresentações, seminários on-line, reuniões para equipes remotas
- Pro, Central, GoToMyPC – Acesso remoto à sua área de trabalho
- RescueAssist – software de suporte remoto
Grátis até : 90 dias
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Veja esta e outras ferramentas de teletrabalho no nosso diretório.
Para instituições de ensino e comunidade académica
A disponibilização FCCN permite à comunidade académica e científica manter a sua atividade, nomeadamente operacionalizar cenários de aulas a distância, reuniões de grupo, partilha de informação e teletrabalho, fornecendo um auxílio importante para a manutenção da atividade letiva e de investigação dentro das circunstâncias excecionais que o país atravessa.
Para apoiar a comunidade académica e científica a FCCN disponibiliza os seguintes serviços:
COLIBRI – Este serviço disponibiliza um ambiente propício para a realização de aulas e reuniões à distância. O Colibri permite realizar sessões de videoconferência com capacidade para 300 participantes por sessão. É possível a partilha de áudio, vídeo, texto, imagens, quadro branco e ecrã. As sessões podem ainda ser gravadas, para registo e disponibilização posterior, através do serviço Educast.
VIDEOCAST – Com o Videocast é possível fazer a transmissão de vídeo em direto para todo o mundo, via Internet, sem anúncios ou interrupções. O conteúdo é partilhado de forma simples, através de uma página web com chat integrado, sendo possível partilhar uma aula ou formação com todos os que tenham acesso ao link de transmissão (com opção de controlo por palavra-chave). O serviço é compatível com os principais browsers de internet e dispositivos móveis (smartphones e tablets).
EDUCAST – Através do Educast poderá gravar, editar e publicar vídeos educativos (aulas, formações, tutoriais). Esta publicação é feita através do upload para um portal pesquisável, que agrega mais de 22 mil vídeos educativos. O Educast permite a edição e publicação, com recurso a software próprio, de forma simplificada, garantindo que os vídeos ficam disponíveis aos alunos em múltiplos formatos (streaming, desktop e mobile).
NAU – A plataforma NAU – Sempre a Aprender, disponibiliza acesso a cursos online para grandes audiências em formato MOOC (Massive Open Online Course). Caso a instituição ative planos de contingência com os seus colaboradores em regime de teletrabalho, é possível dar-lhes a oportunidade melhorar as suas competências em várias áreas do conhecimento.
FILENDER – Com um limite de envio máximo de 100 GB, o Filesender assume-se como a melhor opção para a partilha segura de ficheiros. O Filesender foi desenvolvido tendo em conta requisitos específicos da comunidade académica e científica, permitindo, contudo, que qualquer pessoa possa receber os ficheiros. Esta é a melhor opção para aqueles ficheiros que são demasiado grandes para ser enviados por email.
Esta iniciativa foi promovida pela FCCN, no âmbito das ações do Programa Nacional para as Competências Digitais, INCoDe.2030.
Para ter acesso a estes serviços e a mais informações deverá consultar o site www.fccn.pt ou entrar diretamente em contacto com as equipas especializadas da FCCN.